El Lean Day celebrat el 2 de febrer de 2023 va ser l’acte final de la formació Lean Management: filosofia i metodologia per al desenvolupament de processos excel·lents impartida al DTER a finals de 2022. El Lean day és un acte anual implantat en organitzacions que utilitzen la metodologia Lean. En el Lean day es presenten els resultats del treball efectuat per diversos equips per abordar problemes identificats i trobar-hi solucions. La difusió dels resultats a tota l’organització, compartir experiències i celebrar resultats són els objectius del dia.En aquesta ocasió es va comptar amb el formador, Oriol Cuatrecasas de l’Institut Lean, per guiar el procés de presentació i donar feed-back als participants del curs (majoritàriament de la DGIM).
Podeu trobar la gravació de la sessió aquí, els materials de les presentacions aquí (a l’apartat de vídeos d’eines de la DGIM a la Intranet) i un article en anglès publicat a Planet Lean per un periodista especialitzat aquí.
Metodologia Lean
La metodologia Lean és un sistema que busca evitar malbarataments i tenir un dia a dia més productiu i amb menys problemes a les organitzacions. Es va originar al món de l’empresa però ara s’està implantant en diversos sectors com la sanitat, i aquesta iniciativa explora com fer-lo extensiu a les administracions públiques.
El Lean es pot explicar des les 3 P de la manera següent:
- Propòsit: visió compartida i finalitat última que guia el procés de transformació Lean per tal que no esdevingui un conjunt de petits canvis desconnectats.
- Procés: enfocament sistemàtic i estructurat que guia el procés de transformació. A grans trets es pot resumir com: definir el problema correctament i quantitativament, fixar l’objectiu i l’indicador d’assoliment, plantejar hipòtesis de la generació del problema, descobrir-ne i demostrar-ne les causes-arrel, establir un pla d’acció i seguir les accions; i perennitzar la solució implantada.
- Persones: agents del canvi, que impulsen el procés de transformació amb la seva motivació, habilitats i formació.
El Lean reposa sobre cinc principis:
- Valor (determinar el valor del client).
- Flux de valor (determinar el flux de valor).
- Flux (assegurar-se que les activitats flueixin).
- Atracció (deixar que el client extregui productes o serveis a través del procés).
- Perfecció (optimitzar constantment el sistema reproductiu).
A la introducció, Oriol Cuatrecasas va explicar que Lean management aplica el mètode científic, en el sentit que no es llança a fer propostes davant dels problemes sinó que en primer lloc identifica clarament el problema i desenvolupa eines per entendre’n les causes. I, només quan el diagnòstic està fet, busca solucions per resoldre’l.
Quan els problemes són senzills se solucionen amb el que s’anomenen kaizen, solucions simples i ràpides: és la millora contínua que té lloc a tothora a tot arreu i per totes les persones de la organització. Quan els problemes són més complexos es pot utilitzar la eina A3, una tècnica que mostra el procés de diagnosi, definició d’objectius i disseny d’accions per trobar la solució més adequada a la situació que es vol abordar.
Per saber més sobre el sistema de gestió Lean podeu:
- Accedir a un vídeo introductori i a diverses píndoles Lean Time fetes en el marc del Pla de Formació a la Intranet
- Consultar bibliografia i el Pla Lean al canal 13Lean del DGIMShare
- Apuntar-vos a diverses activitats formatives del pla de Formació 2023 del DTER.
Els casos d’ús
Els participants al curs van escollir diferents problemàtiques per posar en pràctica els coneixements adquirits, i hi van treballar durant uns mesos abans de celebrar el Lean day.
Els sis projectes variaven molt en abast i havien avançat fins a diferents punts, però tots tenien en comú la vinculació amb les polítiques i procediments departamentals, i la necessitat de trobar noves solucions a processos habituals. Els projectes eren els següents:
- 1. Revisió de maquetes de projectes. Reduir a la meitat el temps necessari per revisar les propostes de projecte, creant una pràctica estàndard per a la revisió i establint prioritats per determinar quines propostes s'han de revisar primer.
- 2. Valoracions de licitacions. Racionalitzar el procés seguit per les licitacions de contractes de conservació de carreteres per garantir l'adjudicació del contracte en un termini de dos mesos i donar servei als ciutadans més ràpidament.
- 3. Desafectacions viàries. Reduir el temps necessari per tramitar la incorporació d'un bé públic al règim patrimonial, amb l'objectiu de completar-la i emetre un informe al peticionari en un termini de màxim tres mesos.
- 4. Contractes menors. Optimitzar tres processos de la tramitació dels contractes menors amb poc valor afegit i alts costos (per la durada).
- 5. Autoritzacions. Respondre més ràpidament les sol·licituds d'autorització per construir o actuar a la vora de la carretera (passant de 49 dies a 21 dies al Servei Territorial de Carreteres de Tarragona).
- 6. Senyalització de trams de concentració d’accidents d’ungulats. Agilitzar el procés de col·locació de senyals vials d'advertència als conductors que es troben en una zona on els animals creuen amb freqüència (reduir de 10,4 mesos a 6 mesos en el Servei Territorial de Carreteres de Barcelona)
Autors
Redactat per: Júlia Rubert i Tayà
Per saber-ne més: Anna Bullich
