#M2020
Contents
Direcció de projecte
Direcció General de Qualitat Ambiental i Canvi Climàtic
Període
Abril-desembre 2020
Descripció
L’arribada sobtada de la COVID-19 l’any 2020 va imposar la necessitat de canviar la metodologia de treball del Servei de Vigilància i Control de l’Aire. Tot l’equip va haver de canviar els hàbits i passar de treballar presencialment a diari a l’oficina, en col·lectiu, a fer-ho a distància, de manera individual i des dels domicilis particulars (teletreball).
Per sort, es disposava d’eines i recursos per treballar a distància i de manera corporativa.
Aquesta nova manera de treballar va obrir nous punts de vista respecte a l’organització interna de la Secció d’Immissions. Al treballar d’una manera més individualitzada va aparèixer la necessitat de ser més endreçats i organitzats, per tal que tothom pogués accedir a la informació i trobar-la d’una manera més fàcil i intuïtiva.
En aquest sentit, el lloc on es desa tota la informació corporativa que es treballa a la secció és la unitat de xarxa compartida. Hi accedeixen tots els auxiliars administratius, administratius, tècnics i caps; s’hi treballa alhora i en línia.
El ritme del dia a dia feia que s’hagués obviat la necessitat de dur a terme accions tan bàsiques com estructurar i endreçar la unitat de xarxa compartida en la qual s’emmagatzemava tota la informació tractada. Això feia un “calaix de sastre”. A més, la percepció de l’ordre és diferent per a cada persona i el que a una li semblava ordenat, a una altra no. A banda, malgrat que la majoria de personal és fix, cada any passa per la secció personal de suport puntual que també fa ús d’aquestes eines i informació.
Observacions
Aquesta reorganització no tan sols es va plantejar a nivell estructural de carpetes, sinó que va desencadenar una renovació i millora en el format de documents i eines de treball d’ús habitual. Es va crear una base de dades única per a la secció des d’on es centralitza tot. També es va eliminar molta informació obsoleta i repetida que es guardava des de feia molts anys.
Finalitat de l'acció
Millorar i renovar significativament l’estructura de la informació i el mètode organitzatiu intern de la Secció d’Immissions. La finalitat era crear una estructura fàcil, intuïtiva i entenedora de la unitat de xarxa corporativa compartida, partint dels grans conceptes generals que es treballen. D’altra banda, amb aquesta actuació es pretenia ajudar al personal de la Secció a desenvolupar millor el teletreball i facilitar al personal de nova incorporació la recerca de la informació i documentació de treball.
Novetats que aporta l'acció
- Treball de l’equip en horitzontal aprofitant el teletreball: reducció de temps i aprofitar sinergies.
- Accés a la documentació de la secció de manera més endreçada i eficient.
- Treball sobre una estructura de carpetes més àgil: abans es partia de moltes carpetes i documents guardats individualment a la carpeta arrel. Ara es parteix d’una estructura principal de vuit carpetes amb les temàtiques clau de la secció.
- Reducció del temps invertit en la cerca de la documentació guardada a la unitat de xarxa compartida.
Amb aquesta actuació, es considera que la Secció d’Immissions ha dut a terme una innovació organitzativa.
Fonaments de la novetat
Malgrat que no es tracta d’una innovació a nivell global, feia molt anys que no es duia terme una reorganització i selecció de documentació obsoleta a la Secció d’Immissions, la qual cosa, sense que se n’adonessin alentia el funcionament d’algunes tasques habituals.
És considera una innovació organitzativa ja que s’ha introduït un nou mètode organitzatiu en el lloc de treball.
