Innovació en l’espai de treball

En els darrers mesos s’han estat desenvolupant estudis sobre com deuen ser els espais de treball. Si volem treballar de forma diferent, hem de disposar d'uns espais adequats que ho permetin. Des de l'empresa privada ja fa temps que s'estan duent a terme implantacions en oficines que responen a les necessitats d'una nova forma de treballar. Des de l'Administració pública es comença a ser conscient d'aquesta relació directa entre eficiència, innovació i espai. Més enllà de la racionalització i optimització, s'aposta per desenvolupar una nova estratègia d'ocupació dels espais.

Per presentar aquests estudis s’han organitzat diverses sessions que formen part d’un projecte global que pretén definir quins són els espais que han d'acompanyar una administració més innovadora, eficient i sostenible.

En la primera sessió es van presentar els conceptes generals del que s'anomenen "noves formes de treballar". A la segona es va presentar el diagnòstic de la situació actual a partir del resultat de l'enquesta que es va realitzar a les persones que treballen en edificis d'oficina de la Generalitat a Barcelona i a partir de l'anàlisi dels espais d'una mostra d'edificis. I a la darrera es van presentar les propostes per tal d'adoptar una nova estratègia d'espais de treball en noves implantacions d'oficines, així com una tipologia de possibles espais que responguin a aquesta nova estratègia.

• Primera sessió
• Segona Sessió: Propostes per a una nova estratègia
• Per saber-ne més

Primera sessió

En aquesta primera sessió es van presentar el significat dels conceptes del que s’anomenen noves formes de treballar així com els  principis teòrics i d'aplicacions pràctiques.

1 Breu repàs a les etapes de l'espai de treball durant el segle XX

2 El context actual i el canvi de paradigma

3 Què són les Noves Formes de Treball?

4 Perfils d'Empleat sobre la base de la mobilitat

5 Activity-Based Working.

6 Exemples pràctics de l'àmbit internacional.

7 Conclusions

    1 Breu repàs a les etapes de l'espai de treball durant el segle XX

 

     Management científic: És aproximadament a partir del 1800-1850  quan es desenvolupa el treball de producció.

Frederick Taylor elabora una teoria de management o gestió basat en l'anàlisi dels processos de treball, tractant d'augmentar l'eficàcia i la productivitat dels empleats en les cadenes de muntatge. Va ser la manera de passar de la producció artesanal de béns a la producció en massa. Taylorisme.

Henry Ford va dissenyar un sistema de fabricació per crear béns estandarditzats, en massa i a baix cost. La producció es basava en la cadena de muntatge, la maquinària especialitzada i la mà d'obra de baixa qualificació. Va començar aplicant-lo en la indústria automobilística, per posteriorment aplicar-se en un altre tipus d'indústries. Es va dividir una labor complexa (muntatge d'un cotxe) en multitud de tasques petites i senzilles, cadascuna de les quals era exercida per una persona i una màquina especialitzades a aquest efecte. Fordisme.

Frank B. Gilbreth va  desenvolupar els denominats “Time and Motion Studies”, on els operaris són considerats com a màquines, on es pretenia determinar els temps de fabricació dels objectes i posar a l’abast del treballador els mitjans i l’espai necessari per desenvolupar de la manera més eficaç possible la seva feina.

En aquesta línia tenim arquitectes com el Frank Lloyd Wright i la fabrica Larkin Soap Company Building de caràcter monumental, estructura rectangular i façana de maó, on per a aquest edifici dissenya també el mobiliari, adequant-lo a la seva funció laboral.

 

  Als anys 50 apareix l’Arquitectura corporativa. Les grans multinacionals demanen espais homogenis i similars a totes les oficines de les seves seus. Es busquen transmetre els mateixos valors corporatius a tots els racons del planeta. De manera que l’arquitectura serà de plantes profundes gairebé sense accés a la il·luminació natural, substituïda per la llum fluorescent, i la ventilació per l’aire condicionat. També apareix el telèfon com element habitual de comunicació.

 

  Als anys 60 apareix el Bürolandschaft, moviment alemany que pretenia dissenyar espais de treball d'una forma més orgànica, igualitària i dinàmica.

Desenvolupat originalment pels arquitectes Eberhard & Wolfgang Schnelle, van projectar diferents exemples des de la seva consultoria Quickborn.

 

  Entre els anys 60 i 70 RobertProbst va ser el creador de l’Action Office I(Oficina d'Acció) basat en diferents peces que dotaven a l’espai de treball de flexibilitat i de la possibilitat de reconfigurar-se  per ser adaptats a les necessitats dels empleats, finalment  va evolucionar en el sistema de mobiliari d'oficina de cubicles (sistemes modulars adaptables).

    Aquest espai es va dissenyar per promoure la productivitat, privacitat i salut a costa d'algun ús ineficient de l'espai.

El eficient "cubicle" es va fer popular en el disseny d'oficines com un estàndard en l'arquitectura corporativa dels anys 80 i 90, donat que la mobilitat del sistema heretat del  Action Office II estalviava diners en costos de construcció i desenvolupament.

El sistema va anar evolucionant i va ser modificat per empacar tants empleats com fos possible en un mateix espai. Es va convertir en un objecte de nombroses paròdies tant en telesèries com en pel·lícules que representaven un ambient alienant i poc estimulant.

Durant els 70 i 80 van  aparèixer exemples d’arquitectura corporativa que generava espais comuns de gran qualitat pels usuaris, utilitzant sistemes organicistes aconseguint crear espais on els empleats es troben i es socialitzen.

  És a partir dels anys 80 quan comença a imposar-se el paradigma de la sostenibilitat a través de la tecnologia constructiva. Els edificis mantenen la seva component socialitzadora, i inclouen serveis i zones comunes en les que es poden realitzar moltes més activitats que les de treballar.

  Als 90 comencen a desenvolupar-se espais de treball que atreguin un tipus de treballador més jove amb d’altres interessos. Menys preocupat per l’ascens jeràrquic corporatiu però amb un estil de vida urbà, l’oficina metropolitana.

  Amb el boom de empreses tecnològiques i les denominades startup sota el model de Google apareixen espais de treball d’atmosfera lúdica i fins i tot infantilitzada, sota el paradigma de que el treball ha de ser "divertit".

  A partir del 2010 apareix l’espai de treball compartit o co-working, generalment utilitzat per professionals de diferents àmbits empresarials. Els espais són oberts, no estan jerarquitzats i s’utilitzen com a catalitzadors de relacions. Aquest model evolució cap a una xarxa global d’espais i serveis que permet als usuaris moure’s per diferents lloc.

  Actualment amb el desenvolupament de les xarxes socials i la tecnologia mòbil, apareixen empreses que demanen espais flexibles pels joves professionals. Són entorns similars als de restauració o hotelers, i fins i tot d’aspecte hospitalari.

 

   

2 El context actual i el canvi de paradigma

   

3 Què són les Noves Formes de Treball?

    4 Perfils d'empleat sobre la base de la mobilitat

L'ús genèric del terme "treballador del coneixement" ha donat lloc a un enfocament genèric per dissenyar entorns d'oficina. En funció dels patrons de mobilitat i les motivacions dels treballadors es pot fer una classificació dels diferents tipus de lloc que ocupen:

     

     

5 Activity-Based Working/Treball basat en l’activitat

    6 Exemples pràctics de l'àmbit internacional.

  En el sector públic trobem alguns exemples:

 

Ajuntament Deventer, Països Baixos

El municipi ha optat per la flexibilitat, la sostenibilitat, la cooperació i la interacció com els principis bàsics per a aquest interior.

En aquest nou entorn d'oficina, el municipi ha optat per una disposició flexible d'oficines a l'interior. Aquest concepte de lloc de treball que es relaciona amb les activitats, contribueix a noves formes de treballar innovadores, participatives i orientades als resultats, formes que són el escenari central del disseny. Els membres del personal poden treballar d'una manera flexible i sense posicions ni horaris fixos. En el disseny dels arquitectes d'Atelier PRO, l'orientació s'ha relacionat amb interiors especials que formen punts de trobada recognoscibles. Un raig dels edificis històrics, l'ús de colors és un reflex dels pigments del segle XVII, que van sortir a la llum després d'investigar velles capes de pintura, com el blau ultramar, índigo, ocre, turc vermell i groc de tin de plom .

Per altra banda, atelier PRO ha desenvolupat el concepte de "la nova espera" i el va introduir al vestíbul públic. La comoditat de l'interior es revela d'acord al temps de espera, de manera que el lloc on esperar es pot triar segons el que s'adapti al nivell de serenitat. Pràctics mobles per als visitants que estan en perill, i un interior més suau per als llocs tranquils, on la gent ha de romandre més temps. Així, la disposició funcional del saló públic està relacionada amb les diverses activitats, per la qual cosa la perceptibilitat, una organització clara i obvi indicacions del temps de espera són de gran importància. Per tant, el disseny interior és compatible amb la gestió operativa i amb un alt nivell de servei i hospitalitat de part del municipi de Deventer.

Font: http://www.plataformaarquitectura.cl/cl/786586/interior-del-ayuntamiento-de-deventer-atelier-pro

 

 

Ajuntament Viborg, Dinamarca

El nou ajuntament està situat en una zona militar, als afores de Viborg. Amb una forma escultural blanca que sura sobre un basament fosc, l'edifici s'obre a la plaça de l'ajuntament i a un nou parc. Els empleats i visitants són convidats a ingressar a l'edifici, que es caracteritza per la seva brillantor, obertura i flexibilitat. Els sostres verds de l'edifici i de l'estacionament, interactuen amb el paisatge.

La cafeteria i la cuina dels empleats s'ubiquen al pis superior, que ofereix una bonica vista i un accés directe a la gran terrassa. La interacció entre l'edifici i el parc crea un nou espai per a la ciutat, on el gran atri és el cor que uneix a la comunitat professional de l'ajuntament, amb la dels ciutadans. L'estructura de la façana ofereix a l'edifici una expressió particular, alhora que brinda protecció contra el sol.

Amb un desenvolupament sostenible, l'edifici de 19.400 metres quadrats, serà un punt de referència a la zona, un lloc de treball modern i un nou espai de valor per als ciutadans i els empleats.

   

7 Conclusions

Al final de la sessió  es van presentar les següents conclusions:

1. El canvi de paradigma cultural i sociològic ja està passant a la Societat Civil
2. Es tracta d'un canvi que posa el ciutadà en el centre, mitjançant la participació i la transparència que permet la tecnologia.
3. El disseny dels espais i les formes de treball s'ha de centrar en l'usuari, i proporcionar la flexibilitat suficient per adaptar-se a la complexitat i diversitat de cada entorn laboral.
4. L'espai de treball ha de ser un lloc en el qual el treballador es senti realitzat i pugui créixer personal i professionalment, a més de socialitzar i innovar.
5. L'espai de treball ha d'atendre satisfactòriament als tres pilars que el defineixen; Arquitectura, Tecnologia i Cultura Organitzativa.

Per a més informació de la primera jornada: I Jornada d'innovació i espais: preparats per treballar de forma diferent?

Segona Sessió: Propostes per a una nova estratègia

En la Segona jornada sobre innovació i espai de treball es van presentar els resultats de l'anàlisi que es va dur a terme sobre la situació actual dels espais de treball en els edificis administratius de la Generalitat a Barcelona. Els professionals que van realitzar l’estudi van explicar els resultats obtinguts, la metodologia i les eines que es van utilitzar, així com exemples rellevants d'oficines d'àmbit internacional que han desenvolupat en els últims anys.

Per acabar, també es van compartir amb els assistents les línies principals de les propostes de millora que es presentaran com a resultat del projecte.

La primera part de la sessió tenia per objectiu entendre el concepte i metodologia del que s’anomena 'estratègia de l'espai de treball' i conèixer alguns exemples rellevants d'oficines d'àmbit internacional.

Seguidament es van explicar les diferents eines que es van utilitzar per realitzar l'estudi sobre el diagnòstic dels espais de treball actuals dels edificis administratius de la Generalitat a Barcelona, presentar els resultats i les conclusions principals.

Document Diagnòstic de la Situació Actual

L’estudi es va estructurar en l’estudi de 10 activitats:

 

1. L’enquesta:

Consistent en l’anàlisi de 5794 respostes i una participació del 67% dels treballadors enquestats.

L’enquesta s’ha dirigit a aproximadament 8.662 treballadors de la Generalitat de Catalunya ubicats en edificis d´ús administratiu de Barcelona, exclòs el sector públic.

La Direcció General del Patrimoni de la Generalitat ha estat l'encarregada de difondre l’enllaç de l’enquesta als treballadors via correu intern.

Les dades generals de l'enquesta són les següents:

• Nombre de respostes: 5.794
• La participació ha estat bastant àmplia, ja que ha participat aproximadament un 70% dels enquestats.
• L’enquesta va estar activa durant 5 dies laborals del 6 al 10 de febrer de 2017.Esva enviar un recordatori el 8 de febrer.
• Per a aquest diagnòstic, es presenten els resultats de dues maneres. En primer lloc, els resultats globals i en segon lloc, els resultats segmentats en funció dels departaments objecte d’aquest estudi.

 

   

1. Activitats de treball de Camp Etnogràfic

 

PROTAGONISTES SELECCIONATS

Objectiu de l'activitat

  Mapejar les activitats que realitza l'agent seleccionat en un dia que representi la seva rutina de treball. Aquesta activitat ajuda a la comprensió de la manera en què es treballa, aprofundint en els rituals i comportaments existents.

Descripció de l'activitat

Es seleccionaran els protagonistes per a aquesta activitat. Aquestes persones han de ser perfils representatius de la diversitat pel que fa a la manera de treballar a la Generalitat.

S'acompanyarà en una jornada laboral completa a l'empleat seleccionat per conèixer quines són les seves principals activitats, l'ús que realitza l'espai de treball i les seves preferències.

 

Participants

1 participant per edifici. Total (5 edificis): 5 participants

Durada

1 dia per edifici.

Total (5 edificis): 1 setmana, De l'23 al 27 de Gener

 

30  ENTREVISTES A PERFILS GENERAL

 

• Aquesta secció reflexa els resultats de les entrevistes que es van dur a terme a les diverses seus de la Generalitat durant les mesos de febrer i març de 2017
• Es van dur a terme un total de 25 entrevistes a nivell directiu i 30 entrevistes a perfils generals.
• Les qüestions de les entrevistes es van enviar prèviament als treballadors per assegurar la qualitat i la consistència de les respostes.
• Les preguntes es classificaven en 3 grups: activitat professional, departament i futur.
• Totes les entrevistes van ser transferides a un format gràfic que està inclòs en aquest capítol.
• Juntament amb la informació recollida en les entrevistes, hem establert estils de treball comuns dels treballadors i perfils de mobilitat de cadascú d'ells, que poden ajudar a entendre millor la natura del treball de la Generalitat.

   4. Workplace Utilization Study

    Resum d’ocupació dels llocs de treball

  Segons les observacions, la quantitat de llocs de treball desocupats és d’un 35,2%. Un 48,4% dels llocs de treball es troben ocupats i un 16,4% dels llocs s'utilitzen amb un ús intermitent.

Paral·lelament s’aprecia que els llocs de treball utilitzats tenen un alt percentatge de temps d'ocupació: més del 70% dels llocs estan ocupats durant més del 50% de la jornada laboral. Per tant, el perfil del treballador de la Generalitat tendeix a un grau de mobilitat baix, denominat habitualment com “Anchor” o “Àncora” és a dir, persones que es mouen poc o molt poc del seu lloc de treball al llarg de la setmana.

   

 

5. Anàlisi mitjançant vídeo i foto

  S’ha documentat la distribució dels espais amb vídeos i fotografies, i com en alguns llocs la disposició de les taules en les plantes deixen espais inutilitzats degut a l’acumulació de papers i materials. O la poca diferenciació dels espais per a diferents usos.

6. Estudi d’espais i estils de treball

  Anàlisis de plantes tipus i relació al tipus de llocs de feina

 

7. Perfil dels usuaris de l’espai de treball

 

   

8. Anàlisi del mobiliari i estàndards ergonòmics

 

Conclusions

- Els resultats de les diferents activitats analítiques que s’han dut a terme il·lustren fins a cert punt un resultat coherent i homogeni, alineat amb la naturalesa del sector públic.

- Els resultats als diferents departaments i edificis no varien significativament, mostrant uns resultats molt similars a través de gairebé tota la població laboral que ha definit l’objecte de l’estudi.

- Les conclusions d’aquesta anàlisi es poden resumir en dos qüestions fonamentals: evidències i oportunitats:

1. Evidències

Es tracta d’aquelles dades objectives que descriuen la natura de la població laboral objecte d’aquest estudi i que resulten ser significatives per a la seva comprensió analítica.

 

1. Es tracta d’un espai de treball amb una jerarquia molt consolidada, i que es manifesta a través de l’espai de treball en forma de diferents privilegis espacials i objectuals.
2. La majoria dels edificis analitzats en aquest estudi no es consideren idonis per a ser utilitzats com a espai de treball donat que es tracta d’edificis originalment destinats fonamentalment a habitatges.
3. Al marge de la ubicació dels actuals edificis, la majoria dels treballadors és conscient de que la forma de treballar ha de canviar per adaptar-se als nous temps i demandes de la societat a qui es serveix.
4. Existeix un sentit majoritari de pertinència a la institució i de vocació pel servei públic.
5. Existeix una consciència generalitzada de que s’ha de reduir dràsticament l’ús de paper, i de que totes les qüestions relatives a la sostenibilitat dels futurs espais han de ser tractades en profunditat per a la definició de les noves implantacions.
6. Existeix una consciència majoritària de que la institució ha de projectar una imatge de transparència absoluta, així com de austeritat, eficiència i modernitat.
7. Es tracta d’una població laboral amb una edat mitjana elevada i que porta treballant per a l’administració una gran quantitat d’anys. La incorporació de noves generacions és molt reduïda.
8. Els entorns laborals en els que existeix una escassa rotació d’empleats al llarg dels anys tendeixen a estancar-se en rituals, hàbits i costums que es consoliden a través del temps, provocant espais de treball estàtics i amb molta poca flexibilitat que no s’adapten als canvis que ocorren a la societat.
9. El condicionament interior dels edificis està enfocat fonamentalment al treball individual, i tot just té en compte la realització d’altres activitats al llarg del dia, així com els espais pel treball col·laboració i en equip.
10. Existeix molt poca varietat pel que fa a les diferents tipologies d’espais de treball i mobiliari.
11. El grau de mobilitat dels treballadors és, avui dia, molt baix. Una gran part dels treballadors passa la major part del seu temps a la seva taula individual, i tot just realitza altre tipus d’activitats tant dins com fora de l’edifici.
12. Existeix molt poc grau de col·laboració i contacte entre els empleats, degut a l'absència d’espais dedicats a aquest efecte, així com a l’absència d’una cultura de treball en equip o per projectes.
13. El grau d'eficiència en la utilització del espai de treball és avui dia molt baix.
14. El grau de sostenibilitat i d’accessibilitat dels edificis és avui dia molt baix.

   

1. Oportunitats

  De cara a les següents fases d’aquest projecte, es tracta d’aquelles qüestions en les que considerem que existeix un major marge d’actuació de cara a millorar l’espai de treball.

La situació actual de l’espai estudiat permet un gran marge de maniobra pel que fa a millores potencials en el seu funcionament.

Aquestes oportunitats es poden agrupar dins de les tres grans qüestions que defineixen els espais laborals:

 

1. Arquitectura: La manca d’idoneïtat dels espais actuals permet que de cara a futures implantacions, la millora potencial sigui molt rellevant. Aquestes millores són possibles a nivell general pel que fa a l'eficiència dels metres quadrats per lloc de treball, i també pel que fa al condicionament dels espais interiors. Aquest nou condicionament permetrà crear espais molt més funcionals i organitzats, millor il·luminats, i sobretot, amb una distribució espacial i programàtica que permetrà una major flexibilitat dins de la institució i fomentarà la transversalitat, la transparència i la innovació.
2. Tecnologia: L’equipament que tenen a l’actualitat els treballadors disposa de molt marge de millora. De cara a les futures implantacions es proposarà proporcionar les eines necessàries als treballadors per a treballar d’una mena flexible, així com també la dotació dels espais amb les eines tecnològiques suficients per a treballar en remot i col·laborar en xarxa entre departaments i equips.
3. Cultura organitzativa: Existeix un gran marge de millora pel que fa a una manera de treballar més transversal a través dels diferents departaments i secretaries, allunyant-se així de les estructures més jeràrquiques i centralitzades. La configuració de l’espai actual està basat en aquesta jerarquia i per tant, qualsevol canvi a l’entorn físic haurà d’anar associat amb un canvi cultural promulgat des dels nivells de direcció.

  Per a més informació de la II Jornada d'innovació i espais: propostes per a una nova estratègia

Per saber-ne més

Per saber-ne més : I Jornada d'innovació i espais: preparats per treballar de forma diferent? i

II Jornada d'innovació i espais: propostes per a una nova estratègia.