D’acord amb el Pla de Govern 2011-2014, el Departament de Territori i Sostenibilitat pretén esdevenir una administració àgil i sostenible al servei del ciutadà, de les empreses i de l’Administració Local. Un dels instruments per aconseguir-ho és mitjançant l’aprovació del Pla de Simplificació Administrativa. Aquest té com a objectiu establir el marc per al desenvolupament dels projectes de millora en el Departament de Territori i Sostenibilitat que permetin simplificar càrregues administratives, racionalitzar els serveis i tràmits, sense afectar al control, i que permetin reduir costos i millorar l’eficàcia i l’eficiència de la gestió interna.
Metodologia
Per implementar el Pla, el servei d’Organització del DTES proposa, d’entrada, una nova manera d’abordar els projectes basada en el treball en equip, la multidisciplinaritat i la implicació de totes les unitats administratives del Departament de Territori i Sostenibilitat, des de les secretaries (General i sectorials) i direccions generals fins els serveis territorials.
L’objectiu d’aquesta metodologia de treball és corresponsabilitzar dels canvis als responsables del tràmits i procediments interns. En la definició dels canvis i millores hi participa la unitat de gestió cosa que ajuda a reduir la resistència a la implementació que tantes dificultats genera quan els canvis venen imposats des de fora de les unitats. D’altra banda, treballant d’aquesta manera es posa en valor el coneixement que tenen, sobre els tràmits i processos, les unitats de gestió.
D’acord amb el Pla de Govern 2011-2014, el Departament de Territori i Sostenibilitat pretén esdevenir una administració àgil i sostenible al servei del ciutadà, de les empreses i de l’Administració Local. Un dels instruments per aconseguir-ho és mitjançant l’aprovació del Pla de Simplificació Administrativa. Aquest té com a objectiu establir el marc per al desenvolupament dels projectes de millora en el Departament de Territori i Sostenibilitat que permetin simplificar càrregues administratives, racionalitzar els serveis i tràmits, sense afectar al control, i que permetin reduir costos i millorar l’eficàcia i l’eficiència de la gestió interna.
L’anàlisi del procediment es fa aplicant la tècnica de diagnosi DAFO que permet detectar les febleses del tràmit o procediment en qüestió, i també les fortaleses i oportunitats, i un cop identificades, proposar millores en la línia que planteja el Pla de Simplificació. D’aquesta manera, al contemplar-ne totes les perspectives, l’anàlisi és més profund i les propostes de millora són molt més efectives atès que van adreçades als aspectes que realment no funcionen i d’altra banda, les persones que les han de posar en pràctica estan convençudes i motivades per portar-les a terme en tant que són responsables de la seva definició.
Balanç
Des del 2012 s’han simplificat 38 tràmits que afecten al ciutadà i 12 de processos interns al DTES, i per això s’han constituït de l’ordre de 45 equips de treball diferents.
Aquest projecte departamental ha suposat una de les feines principal del Servei d’Organització des que es va aprovar i passats gairebé tres anys, la valoració que se’n fa com a unitat és que el treball pluridisciplinar ha generat sinergies entre unitats que, abans de passar per aquest projecte, es desconeixien, i arran de conèixer-se, han establert canals de comunicació permanent i fluïts. D’altra banda i com no tot són flors i violes , també s’ha constatat que quan les persones que participen en el grup no s’impliquen en la tasca a fer o no compten amb el suport dels seus caps o unitats, els resultats són molt menys exitosos i la implementació és més dificultosa.
Malgrat tot, els responsables de projectes de simplificació valoren de forma molt positiva i com a una innovació en la feina, el fet de treballar en equips interdisciplinaris i multisectorial. És precisament aquesta valoració la que va fer que tot l’equip de l’àmbit funcional de organització i informació escollís aquesta metodologia de treball com una bona pràctica organitzativa i d’innovació metodològica en la feina de l’Administració.
Integrants del Servei d'Organització del Departament.
Redactat de la notícia i més informació
Redactat per: Cristina Gil i Mercè Mas
Per saber-ne més: Mercè Mas
