#M2021
Contents
Direcció de projecte
Direcció General de Serveis Digitals i Experiència Ciutadana (DGSEC)
Període
2021
Descripció
A la DSEC hi ha moltes actuacions que són comunes entre les diferents àrees i diferents persones de l’equip i que és necessari treballar-les de manera col·laborativa.
Hi ha diferents exemples, un d’ells és el contingut de la informació dels serveis i tràmits que s’ha de proporcionar a la ciutadania pels diferents canals (digital, telefònic i presencial). Aquest contingut es va alimentant i complimentant amb la informació que es va obtenint directament per part dels Departaments responsables del servei o tràmit i en les reunions de coordinació en les què hi participen diferents persones.
L’eina Microsoft Teams també ha permès treballar de manera col·laborativa l’elaboració d’informes rellevants, que la DGSEC elabora setmanalment amb la informació que proporcionen les diferents àrees, com ara els informes del PROCICAT o els informes del Sistema de Gestió de Qualitat. A més, gràcies a l’ús de l’eina es disposa d’un espai per compartir els documents i informació dels projectes que s’impulsen des de la DGSEC i en els què hi participen diferents àrees.
A l’exercici 2021 s’han dut a terme les següents activitats del projecte:
- Identificació de les necessitats de treball col·laboratiu a la DGSEC
- Establir els primers casos d’us de treball col·laboratiu a implementar per millorar les dinàmiques de treball de la DGSEC.
- Reunions internes, amb participació de l’Àrea TIC, la unitat de gestió documental del Departament i la consultora INETUM, per treballar l’organització del Micorsoft Teams i dels diferents canals i l’organització de les carpetes.
- Establiment del model organitzatiu d’implantació del treball col·laboratiu, amb els gestors de coneixement com a persones claus.
- Planificació de la formació: formació específica pels gestors de coneixement i formació a tot l’equip de la DGSEC, per tal de que totes les persones incorporin el coneixement per les noves maneres de treballar.
A part, cal destacar la realització dels briefings setmanals amb tot l’equip, amb l’objectiu de compartir projectes, actuacions i línies de treball, i la planificació d’una reunió mensual, en la qual s’explica un projecte impulsat per la DGSEC a tot l’equip, per part del responsable del projecte. Aquestes reunions contribueixen a millorar el coneixement de totes les actuacions que s’estan impulsant per part de tot l’equip, la implicació de les persones en les línies de treball de la DGSEC, i, en resum, contribueixen a millorar la cohesió de l’equip
Finalitat de l'acció
La importància de tenir un canal de comunicació de tot l’equip de la direcció general, que permet que tothom estigui constantment connectat i compartir diferents qüestions per aquest canal, i un canal de Recursos Humans, també per compartir i coordinar tots els aspectes relatius a aquest àmbit.
En definitiva, al millorar el treball col·laboratiu i en equip també millora la cohesió de totes les persones.
Novetats que aporta l'acció
La principal novetat del desenvolupament i implementació del treball col.laboratiu a la Direcció General és que ha permès millorar el treball en equip, compartir continguts d’actuacions de manera transversal i àgil, i treballar d’una manera diferent els continguts dels serveis i tràmits que oferim pels diferents canals de comunicació. Igualment, ha contribuït a cohesionar l’equip i a millorar l’orientació del treball als objectius de la Direcció General.
A més, aquesta iniciativa es complementa amb actuacions on participa tota la DGSEC com la sessió dels insight per conèixer-nos millor, la cocreació com a instrument de suport per treballar els nostres projectes, la gestió de projectes, etc.
Fonaments de la novetat
L’equip te visió dels temes que es treballen més enllà del seu àmbit d’actuació, d’aquesta manera és més fàcil fer aportacions i implicar-se en els reptes de la DGSEC. Per tant, el treball col·laboratiu i les noves maneres de treballar és un element clau que els fa més partícips de les línies de treball i els objectius de la Direcció i un element de motivació.
Per saber-ne més
Responsable: Esther Peña
