#M2022
Període
gener 2022 – desembre 2022
Descripció
El Gestor Documental de Planejament (GDP Planejament) és una eina per a la gestió dels expedients de planejament urbanístic que s’informen des de la Direcció General d’Infraestructures de Mobilitat (DGIM) i l’emmagatzematge de la documentació associada a aquests.
Aquesta eina neix de la necessitat de disposar d’un sistema comú a totes les unitats implicades (Servei de Planejament i Disseny i Serveis Territorials de Carreteres), el qual ha de permetre treballar d’una forma més àgil i eficient, millorant la comunicació entre les unitats i reduint el temps de resolució dels expedients. Per a fer front a aquesta necessitat, s’ha dissenyat un aplicatiu mitjançant el software Microsoft Access.
Mitjançant aquest aplicatiu es poden crear, gestionar i consultar els expedients i la documentació associada a cada un. Aquest aplicatiu segueix l’estructura del Gestor Documental de la DGIM, el GDP, per tal que en una propera fase es pugui integrar el GDP Planejament al GDP de la DGIM.
Per tal de planificar el treball de les unitats, s’ha combinat l’aplicatiu anterior amb la tecnologia Microsoft Planner, la qual ens permet assignar i fer el seguiment de tots els expedients en curs.
Aquest Planner s’ha integrat en un equip de Teams, per tal de poder treure el màxim profit a les potencialitats que ofereix l’Office 365. La implementació de l’eina i el nou sistema de gestió s’ha fet mitjançant un projecte pilot entre dues unitats, el Servei de Planejament i Disseny i el Servei Territorial de Carreteres de Barcelona. Un cop testejat el pilot, es farà extensiu a la resta d’unitats implicades en aquest tipus d’expedients.
Novetats
El GDP de Planejament permet accedir a la informació dels expedients gestionats per totes les unitats, així com a la documentació associada. Aquesta característica permet treballar de forma col·laborativa i incrementar l’eficiència de la DGIM. També permet la gestió mitjançant un Planner tipus Kanban.
Fins al moment, les diferents unitats que informaven expedients de planejament urbanístic, gestionaven i emmagatzemaven la documentació mitjançant tecnologies diferents i en llocs diferents, per la qual cosa havien de gastar molt de temps demanant la informació que requerien a les altres unitats. Mitjançant aquest aplicatiu s’unifica la forma de treballar de les unitats i és facilita l’accés a la informació.
Finalitat
Els principals objectius que és persegueixen són els següents: Fomentar el treball col·laboratiu entre les diferents unitat implicades en la redacció d’informes de planejament urbanístic.
Millorar l’organització documental de la DGIM. Reduir el temps de resolució dels expedients esmentats.
Actuacions fetes al llarg del 2022
Algunes de les actuacions fetes al llarg del 2022 han estat:
Accés ràpid a les notificacions
SIG i UIC dels documents
Els camps SIG i UIC indiquen la situació física dels documents en paper. Donat que sempre es desen junts els documents d’un mateix expedient, s’ha modificat la relació d’aquests camps a les finestres d’afegir o editar documents. Anteriorment, els camps estaven associats a cada document. Actualment, els valors queden associats als expedients. A nivell funcional, en afegir o editar un document, es mostrarà sempre el valor a nivell expedient. Per tant, en cas de voler afegir més informació, es recomana no esborrar el contingut dels camps, sinó afegir el que faci falta a continuació. També es pot utilitzar el camp “Observacions arxiu” per afegir comentaris.
Nova funcionalitat per duplicar documents
S’ha habilitat una nova funcionalitat per agilitzar l’associació d’un mateix document a diversos expedients. Des del panell principal, es disposa d’un botó per “Associar a un altre expedient” el document seleccionat. En utilitzar-lo, s’obre una finestra nova d’afegir document amb totes les dades ja carregades i la ruta al fitxer existent. Només cal modificar l’expedient al qual es vol associar el document.
