Període: abril 2018 – desembre 2019
Direcció de projecte: Autoritat del Transport Metropolità (ATM)
Descripció
De cara a actualitzar i millorar la gestió de l’ATM i alhora reforçar la integració d’aquesta en la gestió electrònica amb les eines de la Generalitat, es va decidir dur a terme un projecte de digitalització dels procediments de l’ATM.
El fil conductor del projecte és l’adequació de l’arxiu de l’ATM a les taules de classificació de la informació de la Generalitat. Aquesta adequació permet revisar tots els procediments de l’ATM i millorar-los tot abolint-ne l’ús del paper.
També comporta la formació i implicació del personal de l’ATM de cara a una nova cultura i eines de treball en molts procediments.
Objectiu
El repte del projecte és triple: es cerca l’abolició de l’ús del paper en tots els procediments tant interns de l’ATM com de relació de l’ATM amb altres ens i el ciutadà; també s’aprofita el projecte per fer reenginyeria d’aquest procediments i adequar-los a la digitalització; i finalment també serveix per integrar l’ús de les eines pròpies de la Generalitat dins l’ATM i establir les taules de classificació de documentació pròpies de la Generalitat.
Finalment, en base al resultat del projecte, s’estableixen una nova sèrie d’eines a desenvolupar i implantar durant el període 2020-2022 de cara a establir el camí futur del tractament de la documentació i els procediments dins l’ATM.
L’acompliment d’aquests objectius en porta implícits uns altres com són la reducció de despeses en paper, tòners i gestió de les impressores, reduccions per sobre del 50% en comparació anys anteriors.
Al llarg del 2019 s’han dut a terme les activitats següents:
- Entrevistes personalitzades amb tot el personal de l’ATM.
- Elaboració de Taules d’Accés i Avaluació Documental (TAAD) de l’ATM juntament amb el Departament de Cultura de la Generalitat.
- Revisió de la documentació en paper.
- Destrucció de documentació antiga en paper.
- Classificació dels procediments de l’ATM.
- Creació estructures digitals dins l’ATM.
- Implantació eines telemàtiques de la Generalitat a l’ATM.
- Formació del personal al respecte de la gestió arxivística i documental.
- Socialització de l’ús de la signatura digital.
