Bullich et al 2021b

#M2021

Període

Gener 2020 – Desembre 2021

Descripció

Arran del sobtat confinament derivat de la crisi sanitària per la COVID un equip de la DGIM es plantegen crear un espai virtual compartit de comunicació intercanvi i relació fent servir l’eina de Microsft TEAMS. Es crea un equip que s’anomena DGIM_SHARE inclusiu, obert i a l’abast de tothom. Aquest equip s’estructura en diferents canals dinamitzats per equips transversals i multidisciplinaris que comparteixen els seus coneixements i les seves ganes d’ajudar a la transformació de l’Administració.

El teletreball ha obligat a canviar molts processos i adaptar-los a les eines digitals disponibles i les activitats promogudes dins el DGIM_SHARE han procurat facilitar l’aprenentatge indirecte i implementació directa d’eines com el Teams, Planner, Onedrive, Sharepoint, PowerBI de Microsoft Office.

Així s’aprofita el moment de canvi general per modificar alguns hàbits dins les unitats de la Direcció com poden ser passar de l’Slack o el Whatsapp al Teams, o de l’Asana i el Trello al Planner; millorar la gestió i desplaçaments derivats de la convocatòria de reunions (de presencials a virtuals); fer difusió d’iniciatives d’implantació de l’ús combinat del Planner i Flow, o l’eliminació dels papers en alguns processos, així com la transformació d’actes o activitats presencials en activitats virtuals amb dinamització adaptada al nou entorn.

Objectius

Concebre un espai virtual, l’equip DGIM_SHARE, mitjançant l’eina TEAMS, amb la voluntat de crear comunitat en un entorn virtual cada cop més present a causa del teletreball i que presenta una oportunitat per trencar barreres i apropar les diferents unitats i territoris en aquest lloc comú, així com acompanyar el canvi cap a l’ús de les eines digitals en el dia a dia. Alhora, pel fet de ser obert, ens permet obrir les portes a la participació, col·laboració i creixement conjunt amb treballadors i treballadores d’altres unitats dins del Departament i la Generalitat.

Novetats que aporta l’acció

El nou context virtual forçat per la Covid accelera l’ús de TEAMS, una eina que ja es fa servir a la DGIM però només en determinades unitats o projectes específics.

Amb la creació de l’equip DGIM_SHARE es posen en marxa una sèrie d’iniciatives encaminades a relacionar-nos d’una manera diferent, des de la col·laboració i la transversalitat en un entorn virtual novedós així com suport a la transformació digital accelerada.

La posada en marxa dels diferents canals suposa el naixement de diferents grups de treball o equips (virtuals i transversals) que aposten per dinamitzar aquests espais:

DGIM_confinats: Canal temporal creat en els primers mesos del confinament i que va organitzar activitats d’apropament de les diferents unitats, com per exemple, les trobades virtuals amb els serveis territorials confinats o activitats de caire més social com el Sant Jordi confinat.

11_ Digital: Dinamitzat per l’equip Teamers, té com a finalitat la “Digibetització” de la DGIM. Les seves activitats de difusió i tutorització d’eines digitals inclouen píndoles sobre Teams, Planner, Onedrive, Forms i power BI i vídeos sobre eines col·laboratives i visites d’obres en un format virtual molt innovador. També es dediquen a resoldre dubtes i aclarir conceptes sobre el TEAMS i les eines que inclou el paquet Office 365.

51_Social: El grup de treball Social organitza o dona suport a activitats de caire més lúdic com son les festes d’aniversari, els comiats per jubilació, la festa de Nadal i Sant Jordi en un format virtual, la dinamització d’activitats que permetin crear xarxa i bon ambient a la feina i seguir connectats, fent servir eines com les pissarres virtuals i els documents compartits.

40_Formació: En aquest canal dinamitzat per l’equip Transformers qualsevol persona pot compartir propostes de formació en mobilitat, infraestructures i territori.

12_BIM: Aquest canal de caire més tècnic comparteix informació sobre eines, formació, iniciatives i projectes. Els dinamitzadors del canal son els integrants de grup de treball Bimers que té per objectiu la implantació de la metodologia BIM a la DGIM.

13_LEAN: Canal amb informació sobre anàlisi i millora de processos dins de les organitzacions. Encara no s’ha creat l’equip transversal que el dinamitzi, però sí que hi ha treballadors i treballadores que comparteixen informació sobre la matèria.

15_Innovació: En aquest canal es fa difusió de les pràctiques innovadores i de design thinking, com per exemple el DGIM_LAB, el laboratori d’Innovació de la DGIM. Les sessions convocades dins dels DGIM_LAB han adaptat també la dinamització i facilitació a l’entorn virtual i les noves necessitats inherents a aquest nou mitjà.

02_Publicacions: Canal unidireccional de difusió de documentació tècnica rellevant generada a la DGIM.

En definitiva, el canvi cap a una nova “normalitat” ha transformat la manera de treballar que deixa de tenir tanta presencialitat. Aquest fet implica que es fomenti el treball des d’equips virtuals, fent servir eines de treball i comunicació més col·laboratives (TEAMS, Sharepoints, Planner, pissarres virtuals,...) i s'aprofiti l'oportunitat per facilitar el treball des d’equips més transversals i dispersos en el territori.

Activitats dutes a terme al llarg del 2021

Per acabar de dur a terme aquesta implementació es van fer, entre d'altres, les següents activitats:

• Comunicació en línia bimensual del director oberta a tota la direcció.

• Sessió Online Subdirecció General de Planificació i Tecnologia balanç 2020 i objectius 2021.

• PowerBI amb dades obertes de personal de la DGIM i configuració i activació de llistes de distribució del personal de cada unitat compartides.

• Creació perfil teams amb totes les funcionalitats per a la bústia de la direcció.

• Creació Grup de treball de gènere i activitats relacionades.

• Enquestes a grups d'usuaris tècnics de projectes, i a tota la direcció general de gènere i de comunicació.

• Actes socials virtuals, sant jordi, sant Joan i nadal híbrid.

• Suport a l'organització de comiats i jubilacions.

• La cadena de música dels divendres, al canal Social.

• Transferència de coneixement: SAIT, Lean Time.

A més, durant el 2021 s'ha duplicat el nombre de membres a l'equip, ja que de 100 ha passat a 200 membres.

Per saber-ne més

Responsables: Paz Pérez i Anna Bullich